Hiring Office & Administration Manager/in (mit Fokus auf Buchhaltung) (m/w/d) // Frills GmbH | Frills

Office &Amp; Administration Manager/In (Mit Fokus Auf Buchhaltung) (M/W/D) // Frills Gmbh

Frills | Berlin, Germany

Date listed

1 week ago

Employment Type

Full time

WE ARE FRILLS! Wir sind eine Künstleragentur für DJs und Live-Acts aus dem Bereich der elektronischen Musik mit Sitz in Berlin. Mit unserer Kreativität, unseremNetzwerk und unserer Expertise möchten wir Künstler inspirieren. Wir vereinen ein hohes Maß an Wissen und Erfahrung aus verschiedenen Bereichen des Musikgeschäfts mit einem ausgeprägten Verständnis für die Bedürfnisse der Szene. Unsere Arbeit begeistert uns; im Herzen sind und bleiben wir für immer echte Raver. Zu unseren Künstlern gehören u.a. Kollektiv Turmstrasse, Somewhen, Butch, Parallx, Rikhter und viele mehr. Das ist der Job:

  • Du bist bei uns für reibungslose administrative und operative Prozesse verantwortlich. Du kümmerst Dich um unsere Büroorganisation, bestellst Büro-, Küchen- und Reinigungsmaterial und auch mal IT-Hardware, verwaltest Büroequipment, bist der Ansprechpartner für unser Reinigungsteam, Versicherungen, Hausmeister, Vermieter und andere Partner, Lieferanten und Dienstleister, begrüßt Besucher, übernimmst unsere Telefon- und Postzentrale, pflegst Stammdaten, übernimmst die Dokumentenablage & -verwaltung, holst auch mal Angebote ein, stellst unsere allgemeine Kommunikation nach außen sicher, hältst Ordnung im ganzen Office, und räumst auch mal selbst Geschirr weg oder schiebst Möbel zurecht, beaufsichtigst Wartungs- und Reparaturarbeiten, kaufst auch mal Blumen und oder besorgst Geburtstagsgeschenke und bist für die Einhaltung unserer Company-Guidelines verantwortlich, bereitest Besprechungen und Meetings vor, koordinierst Termine und planst auch mal Firmenveranstaltungen.
  • Zusammengefasst: Du bist jederzeit da, wenn man Dich braucht und hast immer einen Blick dafür, was erledigt werden muss, damit es bei uns im Office rundläuft.
  • Ein essenzieller Part Deines Jobs ist unsere (vorbereitende) Buchhaltung. Du bearbeitest Rechnungseingänge und -ausgänge, stellst sicher, dass alle Belege vorliegen, überprüfst sie auf Vollständigkeit und Richtigkeit, kümmerst Dich um Zahlungsfreigaben, bereitest Überweisungen vor, erstellst ausgehende Rechnungen, buchst alle ein- und ausgehenden Rechnungen in unserer Buchhaltungssoftware Candis und Datev Unternehmen online, hast unser Mahnwesen im Blick, hast immer ein prüfendes Auge auf Kontoauszüge und Kreditkartenabrechnungen, überwachst die Liquidität, führst unser Kassenbuch und bist intern und extern Ansprechpartner zu buchhalterischen Fragen, u.a. für unsere Kunden, Künstler, Banken, Kollegen und unseren Steuerberater.
  • Verantwortung unserer Rechungseingangsprozesse (Einhaltung des Freigabeprozesses, etc.)
  • Unterstützung der Geschäftsführung bei der allgemeinen Budgetplanung und -verwaltung.
  • Personalverwaltung und Anstoßen unserer monatlichen Gehaltsabrechnung, Erstellen von Mitarbeiterverträgen, Unterstützung bei der Rekrutierung und Anstellung neuer Mitarbeiter/innen, Ansprechpartner für unsere Mitarbeiter bei HR-spezifischen Fragen, On- und Off-Boarding unserer Mitarbeiter.
  • Du supportest unsere Geschäftsführung und den Rest der Crew im Daily-Business.
Das bist Du:
  • Mandatory: Excellent German language skills (written and spoken) are obligatory for this job position!
  • Essenziell: Du verfügst über Erfahrung und Kenntnisse in vorbereitender Buchhaltung. Du warst bereits nachweislich in dem Bereich tätig und kennst Dich aus mit den wichtigsten Regelungen und Buchhaltungssoftware (DATEV Unternehmen online, Candis, etc.)
  • Du bist ein echtes Organisationstalent, akkurat, selbstständig, lösungsorientiert und dabei auch noch gewissenhaft und stressresistent. Du hast jederzeit den totalen Durchblick und die perfekte Übersicht. Du arbeitest detailgenau und checkst immer alles doppelt und dreifach. Das alles ist schon mal die halbe Miete – denn in dem Punkt sind wir sehr pingelig.
  • Du bist nicht auf die Klappe gefallen, kontaktfreudig, sympathisch, kommunikativ, immer super-freundlich, diplomatisch und arbeitest gerne im Team.
  • Sicherer Umgang mit Office-Software (Microsoft/Google) und Projektmanagement-Software (Asana).
  • Gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
  • Kenntnisse in der Personalverwaltung sind ein Plus, aber kein Muss.
  • Du bist das Chaos in Person? Ordnung nervt? Dann passt Du vielleicht doch nicht zu uns. Wir brauchen jemanden, der oder die top organisiert ist, strukturiert arbeitet, Ordnung hält, immer weiß, wo er oder sie Dokumente und Unterlagen wiederfindet, anpacken kann und nicht gleich anfängt zu heulen, wenn es stressig wird. Wenn’s richtig abgeht und Du dabei trotzdem noch lächelst, bist Du richtig bei uns.
Benefits Wir bieten einen Schreibtisch in unserem schönen Büro in Berlin-Kreuzberg, bestens ausgestattet mit kostenlosem Obst, Süßigkeiten, Snacks, bestem Kaffee aus der italienischen Siebträgermaschine und Frei-Bier. 30 Urlaubstage sind bei uns Standard (bei einer 5-Tages-Woche). Weitere optionale, subventionierte Mitarbeitervorteile sind z.B. die Mitgliedschaft in einem Mitarbeiter-Fitness-Netzwerk mit Zugang zu 4.000 Sport- und Wellnesseinrichtungen wie Fitnessstudios und Schwimmbädern in ganz Deutschland, ein Lunch-Service im Büro, Mitarbeiterfahrräder und -Motorroller, Fortbildungsmaßnahmen für unsere Crew-Mitglieder, ein Firmenhandy und ein Notebook, das für private Zwecke genutzt werden kann und einiges mehr. Dazu kommen regelmäßige Team-Events, geschäftliche Reisen (nur bei Interesse) und regelmäßig Freikarten für die besten Techno- und House-Events. Arbeitsplatz: Berlin-Kreuzberg (kein Homeoffice). Diese Stelle ist eine unbefristete Festanstellung in Vollzeit, keine Freelancer-Stelle. Bei Interesse an dieser Position sende uns bitte Deine vollständigen Bewerbungsunterlagen und teile uns Deine Gehaltsvorstellungen und deine frühestmögliche Verfügbarkeit mit.

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