Hiring Office- & Administration Manager/in // tchop.io | tchop

Office- &Amp; Administration Manager/In // Tchop.Io

Tchop | Berlin, Germany

Date listed

1 month ago

Employment Type

Full time

Wir sind ein kleines, dynamisches Software-Start Up mit Sitz in Berlin und einem internationalen Team, welches verteilt überall auf der Welt arbeitet. tchop.io verbindet Content und Community in eigenen mobilen Apps und ermöglicht es unseren Kunden damit mehr aus den eigenen Inhalten zu machen. Zu unseren Kunden gehören führende Unternehmen (STRABAG, Porsche, Unicef, WWF etc), Medienunternehmen, Verlage und Start Ups aus aller Welt. Wir sind ein kleines Team in Berlin in einem wirklich schönen Office, welches wir noch mit anderen netten Menschen teilen. Die meisten unserer Kollegen arbeiten “remote” über die Welt verteilt. Deswegen wird bei uns intern auch vorwiegend englisch gesprochen und geschrieben. Wir suchen jemanden, der unsere administrativen Prozesse und unser Office eigenverantwortlich und zuverlässig in die Hand nimmt und dabei Spass am Einsatz moderner digitaler Tools und der Arbeit am Mac hat. Wichtig: wir ermutigen auch Quereinsteiger sich zu bewerben! Was zählt ist Motivation, Offenheit und Lernbereitschaft. Dies ist wichtiger als der perfekte Lebenslauf! Deine Aufgaben

  • Verantwortung für reibungslose administrative und operative Prozesse in unserem Berliner Office
  • Vorbereitung der Buchhaltung, Vorbereitung von Zahlungen, Schreiben und Versenden von Rechnungen
  • Management der Dokumenten-Ablage
  • Unterstützung bei der Erstellung und dem Management von Verträgen, Finanzplänen und Jahresplänen
  • Unterstützung des Sales und Customer Success-Teams
  • Organisation effizienter Routinen für den reibungslosen Ablauf im Büro auf Basis moderne digitaler Tools
  • Kontaktaufnahme zu Anbietern von Produkten und Dienstleistungen, um den Bestand an Büromaterial und die Wartung der Geräte sicherzustellen
  • Koordination aller Abläufe und kleinerer Projekten in unserem Office
  • Verwaltung der Zahlungen an Lieferanten und Dienstleister
  • Support der Geschäftsführung und den Rest des Teams im Daily-Business
  • Planung und Koordination der Logistik von Sitzungen, Veranstaltungen und Reisen des Personals
  • Korrespondenz mit unseren Kund*innen
  • Verwaltung der Mitarbeiter-, Kunden- und Lieferantendatenbanken
  • Unterstützung unserer Sicherheitsprozesse- und massnahmen (wir sind eine ISO27001 zertifiziertes Start Up!)
Zusammengefasst: Du bist jederzeit da, wenn man Dich braucht und hast immer einen Blick dafür, was erledigt werden muss, damit es bei uns im Office rund läuft. Dein Profil
  • Kommunikationsfähigkeit und Einfühlungsvermögen
  • Fähigkeiten zur Organisation und Zeitmanagement mit Hilfe digitaler Tools
  • Kenntnisse in kaufmännischen Prozessen
  • Verantwortungsbewusst und engagiert mit einer Hands-On Mentalität
  • Sicherer Umgang mit Office-Software (Microsoft/Google) und Projektmanagement-Software (Notion); Erfahrung mit Arbeit am Mac als Plus
  • Flexibilität und Anpassungsfähigkeit
  • Verhandlungs- und Problemlösungsgeschick
  • Dich zeichnen vor allem deine sozialen Fähigkeiten und deine hohe Dienstleistungsorientierung aus
  • Sehr gute mündliche und schriftliche Kenntnisse in deutsch, gute in englisch
  • Du bist ein Organisationstalent, akkurat, selbstständig, lösungsorientiert und dabei auch noch gewissenhaft
Deine Benefits
  • ein eigenes Büro in unserem schönen Office in Kreuzberg
  • unbefristete Festanstellung
  • Kostenlose Drinks, Kaffee, monatliche Massage
  • Entspannte, angenehme Arbeitsatmosphäre
  • Firmenhandy
  • Großzügige Homeoffice- oder Remote-Work-Regelung (wobei ein gewisser Umfang an Präsenz wichtig ist!)
  • 30 Urlaubstage
  • optionale, subventionierte Mitarbeitervorteile wie z.B. die Mitgliedschaft in einem Fitnessstudio, BVG Ticket etc
  • Gerne mit Hund 🐶
  • Flexibler Umfang - auch Teilzeit bzw. 30 Stunden pro Woche denkbar
Wie bewerben Gerne ohne Photo, Angabe der Nationalität, Ehestatus, Religion etc. - dies spielt bei uns alles keine Rolle! Im Betreff der Email bitte den Titel (siehe oben) der Position angeben (hilft uns in der internen Organisation). Bitte die frühestmögliche Verfügbarkeit angeben. Wir freuen uns auf Deine Bewerbung!

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