Office Manager & Pa (W/D/M) // Id-Fabrik

Id-Fabrik | Berlin, Germany

Date listed

2 weeks ago

Employment Type

Full time

Keywords: gin

Die id-fabrik ist die Startup- und Ideenschmiede für die öffentlichen Versicherer. Wir arbeiten mit dem Besten aus zwei Welten: dem Spirit eines Start-ups und der Erfahrung und der finanziellen Power von drei etablierten Versicherern im Hintergrund. Dabei nutzen wir unser breites Netzwerk und die Finanzkraft der S-Finanzgruppe. Wir bieten dafür ein junges und agiles Team, kurze Entscheidungswege und schnelle Time-To-Market-Zeiten. Für unser Team in Berlin suchen wir ab sofort Dich für unsere systemrelevanten Bereiche Finance, Büroorganisation, HR und PA (Geschäftsführung und Teams). Diese Position kannst Du Dir zeitlich mit unseren flexiblen Arbeitszeitmodellen und örtlich mit unseren flexiblen Home Office Regelungen eigenverantwortlich einteilen und mit dem Team abstimmen. Was Du bewegen kannst: So meisterst Du den Finance-Bereich bei uns:

  • Du verwaltest eigenständig sämtliche Lohnbuchhaltungsthemen und bist Ansprechpartner *in für unsere externe Lohnbuchhaltungsfirma, der Du monatlich alle benötigten Daten meldest.
  • Du stellst unseren Steuerberatern alle Belege in Datev online bereit und pflegst unsere Kreditoren- und Debitorenlisten.
  • Du managed alle Rechnungen: ob Rechnungseingang, -ausgang, -buchung, -bezahlung, Freigaben und Auslagenmanagement, inkl. Überweisungen, Zahlungsfreigaben und Überwachung der ein- und ausgehenden Zahlungen – wir wissen stets, dass Du bei allem präzise und zuverlässig handelst.
Dafür hast Du in der Büroorganisation die volle Verantwortung:
  • Du bist 1. Ansprechpartner *in für Lieferanten und Dienstleister und managed sie eigenständig.
  • Du verwaltest die Post und sämtliche Bestellungen/Materialbeschaffungen.
  • Du bringst Deine Ideen zur Gestaltung einer Wohlfühlatmosphäre und effizienteren Prozessen pro-aktiv mit ein.
So kannst Du Dich im HR & Administration bei uns einbringen:
  • Du treibst das Onboarding unserer neuen Mitarbeiter *innen voran und kümmerst Dich um unsere Prozesse wie die Buchung von Urlaubstagen, Kranktagen, Weiterbildungen aller Mitarbeiter*innen.
  • Du organisierst das Vertragsmanagement mit externen Dienstleistern und Geschäftspartnern: unterstütze uns gerne bei der Optimierung dieser Prozesse.
Das ist uns in der Team- und Geschäftsführungsassistenz wichtig:
  • Du organisierst Team-Events und Termine in Absprache mit den Teams und der Geschäftsführung.
  • Für alle genannten Themen bist Du Ansprechpartner *in und unterstützt uns alle tatkräftig und mit einem Lächeln.
Was Du schon mitbringst:
  • Dir kann man zu 1000% vertrauen: Du wirst viel vertrauliche Einblicke in sensible Daten haben und wir verlassen uns darauf, dass Du jederzeit professionell mit dem Dir anvertrauten Wissen umgehen wirst.
  • Du kennst Dich aus damit, verschiedene Geschäftsbereiche erfolgreich zu jonglieren: Du hast einschlägige Arbeitserfahrung in den Bereichen Finance, Büroorganisation, HR und PA – je mehr sich das mit unserem Arbeitsumfeld deckt, umso besser.
  • Du bist ein absoluter Teamplayer: Du arbeitest eng und auf Augenhöhe mit unseren Teams, unserem Geschäftsführer Thomas Kempf, und allen externen Stakeholdern (Lieferanten, Dienstleistern, etc.) so zusammen, dass nachhaltige Win-Win-Situationen entstehen.
  • Du bist die gute Seele in unserem Büro: der Fels in der Brandung, zu dem alle gerne gehen, wenn sie etwas besprechen möchten, und von dem alle wissen, dass Du Dich professionell den Dingen annimmst und sie pro-aktiv nach vorne treibst – Du wirst von Tag 1 an viel Eigenverantwortung bekommen und wir zählen auf Deine Eigeninitiative.
Was wir Dir bieten:
  • Du bekommst Dein festes Weiterbildungsbudget bei uns, dass Du individuell für Deine Trainingsbedarfe einsetzen kannst.
  • Du erhältst eine BahnCard 50, zur dienstlichen und privaten Nutzung.
  • Du bekommst einen festen Buddy zugeteilt, der/die Dich mit Tipps rund um die Arbeit, das Unternehmen und auch persönlich unterstützt.
  • Du hast die freie Wahl Deiner Arbeitsmittel - bei uns bekommst Du das, womit Du am besten arbeiten kannst.
  • Du bekommst bei uns 30 Tage bezahlten Urlaub im Kalenderjahr, den Du Dir natürlich frei einteilen kannst.
  • Du bist Teil unserer regelmäßigen Team Events, auch in Pandemie-Zeiten - ob Online Gin-Tasting, virtual games oder Ramen-Kochkurs - etwas gemeinsam zu unternehmen ist uns auch im Lockdown wichtig.
Wir sind mehr als nur ein Thinktank oder ein Labor, unser Ziel sind handfeste Lösungen und Produkte. Wie es in einer Fabrik üblich ist: Wir sind in Bewegung und erarbeiten beständig neue Konzepte - in Zukunft auch gemeinsam mit Dir?!

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