Office Manager*In/Team-Assistent*In (M/W/D) // Frills Gmbh

Frills | Berlin, Germany

Date listed

3 weeks ago

Employment Type

Full time

Note: Excellent German language skills (written and spoken) are essential for this job position. Wir sind Frills aus Berlin. Als Künstleragentur supporten wir DJs ihren Traum zu leben. Wir sind international aktiv und in der Underground-Techno- und House-Welt zu Hause. Und wir sind absolute Profis in dem was wir tun: Booking, Management, Künstlermarketing und noch einiges mehr. Wir verstehen es für Aufsehen zu sorgen, ohne die Integrität unserer Künstler zu gefährden. Wir glauben nicht an Hypes und nutzen sie doch. Wir sind und bleiben echte Raver. Wir sind auf der Suche nach einem neuen Crew-Mitglied. Du bist wie wir, hast ein paar außergewöhnliche Fähigkeiten und hast richtig Bock auf eine neue Aufgabe? Dann bewirb Dich bei uns. Office Manager*in/Team-Assistant*in (m/w/d)  Das bist Du:

  • Du hast bereits als Office Manager*in, Team Assistent*in oder in ähnlicher Position gearbeitet und verfügst über viel Erfahrung in den relevanten Arbeitsbereichen Büroorganisation, vorbereitende Buchhaltung, Personalverwaltung und Assistenz.
  • Du bist ein echtes Organisationstalent, akkurat, selbstständig, lösungsorientiert und dabei auch noch extrem gewissenhaft. Du hast jederzeit den totalen Durchblick und die perfekte Übersicht. Du arbeitest detailgenau und checkst immer alles doppelt und dreifach. Das alles ist schon mal die halbe Miete – denn in dem Punkt sind wir sehr pingelig.
  • Bei uns lieben alle Techno & House und das ist auch der Sound, der meistens bei uns im Office läuft. Du auch? Perfekt!
  • Deutsch und Englisch sprechen und schreiben gehört zu Deinen leichtesten Übungen.
  • Am PC oder Mac kommst Du absolut easy klar und in Sachen Office-Software (MS-Office und Google-G-Suite) bist Du Profi. Außerdem arbeiten wir mit dem Projektmanagement-Tool Asana, hier Kenntnisse zu haben ist von Vorteil, aber nicht Voraussetzung.
  • Ganz wichtig: Du bist nicht auf die Klappe gefallen, kontaktfreudig, kommunikativ, immer super-freundlich, diplomatisch und arbeitest gerne im Team.
  • Du bist das Chaos in Person? Ordnung nervt? Dann passt Du vielleicht doch nicht zu uns. Wir brauchen jemanden, der oder die top organisiert ist, strukturiert arbeitet, Ordnung hält, immer weiß, wo er oder sie Dokumente und Unterlagen wiederfindet, anpacken kann und nicht gleich anfängt zu heulen, wenn es stressig wird. Wenn’s richtig abgeht und Du dabei trotzdem noch lächelst, bist Du bei uns richtig.
  • Wenn Du schon mal in der Musik- oder Entertainmentbranche gearbeitet hast, ist das ein zusätzlicher Pluspunkt.
  • Ganz wichtig: Du stehst voll und ganz und super-loyal hinter unserer Unternehmensphilosophie und unserem Kodex –findest Du zum Nachlesen am Ende dieser Stellenausschreibung.
Das ist der Job:
  • Du bist bei uns für reibungslose administrative und operative Prozesse verantwortlich. Du kümmerst Dich um unsere Büroorganisation, bereitest Besprechungen und Meetings vor, koordinierst Termine, planst auch mal Firmenveranstaltungen, bestellst immer ausreichend Büro-, Küchen- und Reinigungsmaterial und auch mal Hardware, verwaltest Büroequipment und Schlüssel, bist der Ansprechpartner für unser Reinigungsteam, Versicherungen, Hausmeister und andere Partner, Lieferanten und Dienstleister, übernimmst unsere Telefon- und Postzentrale, pflegst Stammdaten, übernimmst die Dokumentenablage & -verwaltung, holst auch mal Angebote für alles Mögliche ein, stellst unsere allgemeine Kommunikation nach draußen sicher, hältst Ordnung im ganzen Office, und räumst auch mal selbst Geschirr weg, schiebst Möbel zurecht oder bringst den Müll raus, buchst Reisen, Hotels, Mietwagen, kaufst auch mal Blumen und oder besorgst Geburtstagsgeschenke und bist für unsere Company Guidelines verantwortlich. Zusammengefasst: Du bist jederzeit da, wenn man Dich braucht und hast immer einen Blick dafür, was erledigt werden muss, damit es bei uns im Office rundläuft und immer schön und ordentlich aussieht.
  • Ein essentieller Part Deines Jobs ist unsere (vorbereitende) Buchhaltung – ganz wichtig! Du hast Rechnungseingänge und -ausgänge immer im Blick, du stellst sicher, dass alle Belege vorliegen und überprüfst sie auf Vollständigkeit und Richtigkeit, kümmerst Dich um Zahlungsfreigaben, bereitest Überweisungen vor, erstellst ausgehende Rechnungen, buchst alle ein- und ausgehenden Rechnungen in unserer Buchhaltungssoftware Candis, erstellst Rechnungen, hast unser Mahnwesen im Blick, hast immer ein prüfendes Auge auf Kontoauszüge und Kreditkartenabrechnungen, überwachst die Liquidität, führst unser Kassenbuch und bist intern und extern Ansprechpartner zu buchhalterischen Fragen, u.a. für unsere Kunden, Künstler, Banken und unseren Steuerberater.
  • Du bist verantwortlich für unsere Personalverwaltung, kümmerst Dich um Stellenausschreibungen erstellst Arbeitsverträge, managst On- und Off-Boardings für Mitarbeiter, bearbeitest Auslagenerstattungen und kümmerst Dich um unser Lohnbuchhaltungssystem.
  • Du supportest unsere Geschäftsführung und den Rest der Crew im Daily-Business.
  • Du erstellst Anträge für Förderungen und Ausschreibungen.
Wir sind eine vor noch nicht allzu langer Zeit gegründete Company mit einer kleinen, aber großartigen, kreativen und dynamischen Crew. Bei uns bekommst Du Einblicke in die internationale Musik- und Entertainmentbranche. Wir bieten Dir neben einer verantwortungsvollen Position die Möglichkeit zur flexiblen Arbeitszeitgestaltung, von Teilzeit- bis hin zu Vollzeitmodellen ist alles machbar. Gearbeitet wird in unserem wunderschönen Office in Berlin-Kreuzberg. Und bei uns gibt es nicht nur das mittlerweile überall obligatorische Obst kostenlos, sondern auch Freibier (wirklich!). Du hast so richtig Bock auf den Job? Na, dann nix wie los! Schick uns Deine vollständigen Bewerbungsunterlagen und lass uns wissen, wann Du anfangen kannst und wie Deine Gehaltsvorstellungen aussehen. Bewerbungen bitte ausschließlich über das von uns genutzte Job-Portal "Doors Open" unter folgendem Link: https://www.doorsopen.co/job/3385/office-manager-in-team-assistent-in-m-w-d Dort einfach ganz unten auf "Apply Now" klicken, um Deine Bewerbung zusammengefasst in einer Datei an uns zu senden. Ansprechpartner: Herr Aga Heller (Geschäftsführer) Mehr zu uns auf unserer Webseite: www.frills.de Frills – our Codex: House and Techno are way more to us than just music genres. It's all about a culture, a lifestyle, a common understanding of values, a shared mindset, an attitude towards life. It is the way we are living. At our core, we are real ravers by heart, living for a movement with a free spirit that has been affecting the thinking and identities of our generation. We have dedicated ourselves and our lives to the underground electronic music scene. Collectively we have lived and breathed the moments that defined the last three decades of dance music, right up until the present. We live for the unique, magical, ecstatic moments that are created on a dancefloor loaded with emotions. We love dancing in dark rooms with bright lights. We are passionate freaks, but we care deeply for other people and this very one planet we are all sharing together. We believe in core principles and ethical values, such as peace, love, respect, freedom, harmony, unity, diversity, equality, but also hedonism. We are creatures of change, of innovation and growth, of exploring boundaries and going beyond, of breaking the rules and barriers. But wherever the journey takes us, we always stay true to our roots. We never forget where we are coming from. We stay real. Ultimately, we believe in the freedom of expression and the role that electronic music plays in allowing individuals to realise their potential in a world where you can be whatever you want to be.

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