Personal Assistant // Hyam

Hyam | Berlin, Germany

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2 weeks ago

Employment Type

Full time

Über uns Hy, wir sind hy.am studios. Wir sind ein schnell wachsendes Branding und Design Studio aus Berlin. Wir unterstützen Start-ups und etablierte Brands im Aufbau von Marken, der Entwicklung von digitalen Produkten und multimedialen Markenerlebnissen. Weitere Infos: hyam.de. Stellenbeschreibung Wir suchen ab sofort einen Personal Assistant (m/w/d), der in einer Agentur oder einem Start-up als Studio Manager, Personal Assistant oder in einer ähnlich Position für min. 3 Jahre Erfahrung gesammelt hat. In dieser verantwortungsvollen und abwechslungsreichen Position bist du für eine Vielzahl von administrativen Aufgaben zuständig. Mit deiner vorausschauenden und lösungsorientierten Arbeitsweise unterstützt du unsere Projektteams, arbeitest eng mit dem Management zusammen und repräsentierst hy.am studios bestmöglich gegenüber Kunden, Dienstleistern und Gästen. Wir wissen, dass viele Unternehmen die Rolle des Personal Assistant unterschätzen. Wir tun dies nicht. Bei hy.am studios spielst du eine zentrale Rolle in der Gestaltung einer lebendigen und positiven Unternehmenskultur und trägst entscheidend dazu bei, ein produktives und freundliches Umfeld zu schaffen. Deine Aufgaben Personal Assistant des Managements Du unterstützt das Management bei folgenden administrativen und organisatorischen Aufgaben:

  • Allgemeine Organisations- und Assistenzaufgaben
  • Koordination von Rechercheprojekten
  • Beschaffung und Auswertung von Informationen
  • Erstellung von Entscheidungsvorlagen
  • Vorbereitung und Erstellung von Reports und Präsentationen
  • Terminkoordination und Kalenderverwaltung, inkl. Vor- und Nachbereitung
  • Organisation von (Geschäfts)reisen, inkl. Abrechnung
  • E-Mail Postfach Management
  • Begleitung zu Meetings
  • Besorgungen erledigen (z.B. Restaurantbuchungen, Geschenke, Abholungen, etc.)
Studio Management
  • In enger Zusammenarbeit mit dem Management unterstützt du operative und administrative Aufgaben in den Bereichen Studio Management, Personalmanagement und vorbereitende Buchhaltung und Lohnabrechnung.
  • Du sorgst eigenverantwortlich dafür, dass unser Studio reibungslos funktioniert, indem du tägliche Anfragen (Telefon, Mail, Post) bearbeitest, Dokumente ablegst, unsere Datenbank (Google Drive) pflegst und dich um alle wiederkehrenden Aufgaben kümmerst, wie bspw. Bedarfsplanung und Beschaffung von Büromaterialien und Verpflegung.
  • Du bist zentraler Ansprechpartner für das Team zu allen Abläufen im Studio, organisierst und bereitest Kundentermine vor und empfängst Gäste, Kunden und Lieferanten.
  • Du unterstützt die Projektteams bei organisatorischen und administrativen Aufgaben für Kundenprojekte und externe Workshops und Meetings.
  • Du bist verantwortlich für Koordination, Organisation und Nachbereitung von Events und internen Team Meetings inkl. Termin-/Aufgabenverfolgung sowie Protokollierung.
Dein Profil
  • Du hast 3+ Jahre Berufserfahrung im Office Management, als Executive Assistant oder in einer ähnlich Position gesammelt, idealerweise in einer Agentur oder einem Start-up
  • Erfolgreich abgeschlossenes Studium, kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare berufliche Qualifikation
  • Du bist ein Organisationstalent und überzeugst durch dein selbständiges, lösungsorientiertes Arbeiten, Sorgfalt und hohes Eigenverantwortung aus, und bleibst auch in Stresssituationen gelassen.
  • Du zeichnest dich durch Eigeninitiative, proaktives Voraus- und Mitdenken und eine hohe Leistungsbereitschaft aus
  • Du hast Erfahrung mit der Arbeit in einem von stetiger Veränderung geprägtem Umfeld
  • Du besitzt ein souveränes Auftreten und bist freundlich, aufgeschlossen und kommunikativ und die Zusammenarbeit mit Kollegen aus aller Welt bereitet dir Freude
  • Sehr sicherer Umgang mit Google Suite (Docs, Slides, Sheets, GMail) und digitalen Tools im Office- und Projektmanagement (Asana, Slack, etc.)
  • Du sprichst auf muttersprachlichem Niveau Deutsch und fließend Englisch und besitzt gute Rechtschreib- und Grammatikkenntnisse in beiden Sprachen.
Wir bieten dir
  • Ein kreatives internationales Arbeitsumfeld mit spannenden Herausforderungen
  • Eine junge und offene Unternehmenskultur mit flachen Hierarchien und kurzen Entscheidungswegen
  • Flexible Arbeitszeiten und ein moderner Arbeitsplatz in der Nähe der Kastanienallee (U-Bahn Eberswalder Straße)
  • Attraktive Mitarbeiterangebote (z. B. jährliches Budget pro Mitarbeiter für Weiterbildung, BVG Ticket, Urban Sports Club Mitgliedschaft)
  • Vergütung über dem Marktdurchschnitt
  • Und natürlich alles Andere, was Du von einem Startup erwartest wie bspw. Tischtennisplatte, monatliche Teamevents und kostenlose Getränke, Früchte und Snacks
  • One more thing… in diesem Herbst laden wir das gesamte Team zu einem Team Offsite ein, sei auch dabei!
Haben wir dein Interesse geweckt? Wenn du soweit gelesen hast, haben wir offenbar dein Interesse geweckt, also schreib uns, warum du für diesen Job gut geeignet bist. Lade deine Bewerbungsunterlagen inkl. Referenzen mit wenigen Klicks direkt auf unserer Jobseite hoch. Bitte teile uns hierbei deine Gehaltsvorstellung und deinen frühestmöglichen Eintrittstermin mit. Wir sind fest davon überzeugt, dass eine Vielfalt an Erfahrungen, Perspektiven und Hintergründen zu einer optimalen Arbeitsumgebung für unsere Mitarbeiter führt. Daher ermutigen wir Menschen aller Geschlechter, ethnischer Gruppen, Fähigkeiten und sexuellen Neigungen, sich bei uns zu bewerben!

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