Team Assistant (M/W/D) // Tooltime Gmbh

Tooltime | Berlin, Germany

Date listed

1 month ago

Employment Type

Full time

Keywords: stark

Über uns: In Deutschland gibt es mehr als eine Millionen Handwerksbetriebe, die im Papierkram untergehen. Die meisten dieser Betriebe arbeiten ohne Software oder mit stark veralteten Software Lösungen. Wir haben von Investoren mehr als €25 Mio. Kapital eingesammelt, um das Leben dieser Handwerksbetriebe nachhaltig zu verbessern. Von Berlin aus entwickeln wir eine moderne Software, die die Büroarbeit dieser Betriebe massiv vereinfacht und ihnen wertvolle Zeit spart. Als Team Assistant (m/w/d) leistest du einen wichtigen Beitrag für eine angenehme Arbeitsatmosphäre in unserem Office und bist erster Ansprechpartner, wenn es um alle Belange rund um unser Büro geht. In dieser Position arbeitest du eng mit HR zusammen und unterstützt unser C-Level bei organisatorischen Aufgaben. Deine Aufgaben:

  • Du bist Dreh- und Angelpunkt für alle organisatorischen Aufgaben bei ToolTime und kümmerst dich um einen reibungslosen Ablauf im ToolTime Office
  • Als erste Anlaufstelle im Office empfängst du unsere Besucher mit einem Lächeln
  • Du sorgst dafür, dass es unseren Mitarbeiter im Büro an nichts fehlt und bist für die Steuerung von externen Dienstleistern und Kommunikation mit der Hausverwaltung verantwortlich
  • Du stellst sicher, dass unser Büro und unsere Meetingräume jederzeit einen exzellenten Eindruck machen und übernimmst die Bestellung und Verwaltung aller notwendigen Büromaterialien
  • Zu deinen administrativen Aufgaben gehören die vorbereitende Buchhaltung und die Unterstützung des HR Teams beim Onboarding neuer Mitarbeiter
  • Unserem C-Level hältst du bei allen organisatorischen Aufgaben den Rücken frei und übernimmst Reisebuchungen, Kalenderpflege und die Organisation großer Meetings
  • Du planst Meetings, Team-Events und unterstützt bei der Organisation und Durchführung von externen Veranstaltungen, Messen und vielem mehr
Anforderungen:
  • Du hast min. 2 Jahre Berufserfahrung im Bereich Office Management, Hotellerie oder ähnlichem
  • Idealerweise hast du bereits in einem sich schnell verändernden Unternehmensumfeld, Startup oder in einer Agentur gearbeitet
  • Du bist ein Organisationstalent mit Durchsetzungsstärke, behältst stets den Überblick und einen kühlen Kopf wenn es mal trubelig wird
  • Du bist sicher im Umgang mit G Suite und MS Office
  • Mit deiner positiven Einstellung und Hands on Mentalität jonglierst du gekonnt alle Themen und verlierst das Ziel dabei nie aus den Augen
  • Du weißt, worauf es beim professionellen Umgang mit Kollegen, Dienstleistern, Partnern und Gästen ankommt und gehst diskret mit sensiblen Inhalten und Informationen um
  • Du zeigst ein hohes Maß an Eigeninitiative und bist ein überzeugter Teamplayer, auf den sich Deine Kollegen jederzeit verlassen können
  • Du kommunizierst (in Wort und Schrift) fließend auf Englisch
Was wir bieten:
  • Ein hochmotiviertes, internationales und vor allem wachsendes Team
  • Eine offene Feedbackkultur und einen starken Fokus auf Deine persönliche Entwicklung
  • Freiheit und eigenverantwortliches Arbeiten - übernimm Verantwortung vom ersten Tag an
  • Die einzigartige Gelegenheit die zukünftige Ausrichtung eines neuen, schnell wachsenden Startups zu beeinflussen

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